Per lavorare meglio? Conta l’ambiente e il collega che ti sta a fianco

Progettare lo spazio fisico nelle aziende e trovare la giusta ubicazione per ogni collaboratore influisce molto sulle prestazioni. E’ una affermazione quasi ovvia ma non sempre se ne tiene conto in modo corretto. La digitalizzazione e lo smartworking hanno trasformato gli spazi di lavoro ed è stato un po’ ovunque applicato il sistema dell’activity based working, creando luoghi adatti alla innovazione, alla creatività e alla collaborazione a progetto.

Essendosi ridotto lo spazio per le postazioni singole che non vengono più assegnate a uso esclusivo di ogni dipendente, lo spazio così liberato crea la possibilità di avere aree comuni più adatte alle diverse attività. D’altra parte, il fatto di non disporre di una scrivania assegnata ha favorito l’introduzione del sistema chiamato clean desk policy, in linea con la digitalizzazione e un ambiente sempre più paperless.

Vari esperimenti hanno dimostrato che i livelli di produttività, benessere, identità organizzativa e comfort aumentano in un ambiente piacevole, colorato e con elementi decorativi, anche se la variabile determinante per i lavoratori sembra ancora quella di poter avere il controllo e la libertà di personalizzare (privacy) il proprio spazio. Cosa molto sentita soprattutto in ambienti in cui vi è praticamente mancanza di privacy architettonica, visiva e acustica.

Trovare un modello efficiente tra le diverse opzioni che abbiamo elencato, desk sharing o scrivania assegnata, clean desk policy e personalizzazione, naturalmente non è facile. Bisogna studiare il contesto lavorativo cercando di coinvolgere i collaboratori, tenendo conto delle loro motivazioni e delle loro qualità. Questo anche perché entra in gioco un altro fattore, che non va sottovalutato, e cioè la prossimità, cioè la vicinanza tra diversi tipi di collaboratori.

Sembra infatti ormai provato da numerose ricerche – tra le quali citiamo una, piuttosto approfondita, svolta, tra l’altro, da Dylan Minor, docente di economia manageriale presso la Kellogg School of Management per conto di una società di software per risorse umane (Cornerstone) – che esiste un effetto spillover (influenzamento, scambio non competitivo di conoscenze) nel rapporto tra collaboratori che lavorano fianco a fianco e che può aumentare o diminuire l’apporto produttivo.

Semplificando, la ricerca ha suddiviso i collaboratori in tre categorie: quelli produttivi e veloci, quelli meno veloci ma qualitativamente più abili e quelli normali.

Far lavorare i collaboratori produttivi con quelli di qualità avrebbe avuto un effetto positivo su entrambi: i primi hanno migliorato in termini di qualità e i secondi in termini di rapidità. Scarsi sarebbero gli effetti invece se si affiancano collaboratori dalle stesse caratteristiche, entrambi produttivi o entrambi di qualità.

Piazzare collaboratori “normali” accanto ai migliori avrebbe prodotto un aumento della loro produttività media del 10%, senza peraltro incidere sul livello produttivo dei più abili. Anche se, a quanto sembra, tale effetto non durerebbe più di due/tre mesi per poi tendere alla normalizzazione.

Una particolare attenzione va riservata ai collaboratori cosiddetti “tossici”, cioè portatori di comportamenti scorretti, atteggiamenti ostili, e abitudini sconvenienti, che avrebbero un effetto “spillover” negativo su tutti i loro colleghi più vicini. Ma questa sembra una constatazione abbastanza ovvia.

Il tema è complesso e delicato. Lo studio, d’altra parte, si limita a fornire indicazioni generiche, seppure interessanti, sulle quali però occorre lavorare, non trascurando l’importanza che il posto occupato dai collaboratori ha nel miglioramento delle prestazioni individuali e di squadra, e l’effetto spillover a cui ricorrere dopo aver valutato con attenzione le caratteristiche di ognuno.

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