Lista delle cose da fare: metterle in ordine di scadenza non basta

Chi vuole fare un planning settimanale del lavoro che lo attende ha a disposizione una infinità di strumenti che possono aiutarlo. Anche e soprattutto tecnologici. La soluzione a portata di mano appare semplice. Basta mettere gli impegni che il nostro lavoro richiede secondo le date di scadenza e il gioco è fatto.

Questo sistema, stando ad alcuni esperti, è un modo semplicistico di organizzare il proprio tempo e, alla fine, risulta poco efficace e, soprattutto, inefficiente.

La maggior parte delle scadenze che noi prefissiamo vengono stabilite in modo approssimato, oppure possono essere più elastiche di quello che abbiamo previsto, motivo per cui, alla fine, stabilire la dead line di realizzazione può essere troppo vincolante in tutti i sensi (troppo anticipata o troppo ritardata). Senza dimenticare che alcune attività, in corso d’opera, possono diventare più o meno urgenti.

Attenti al livello di priorità

Il principio a cui bisogna improntare un planning efficace ed efficiente è il livello di priorità. Facciamo un semplice esempio per capire cosa si intende con livello di priorità.

Una attività che richiede 30 minuti e dovrebbe essere svolta entro due giorni ha una priorità inferiore rispetto a un’attività che richiede due giorni ma prevede una scadenza di consegna di tre giorni.

Una visione che si limiti a considerare la scadenza da rispettare significa prediligere lo svolgimento di attività, magari banali e che richiedono meno tempo, rispetto ad altre che hanno un impatto maggiore in termini di impegno e tempo richiesto, con il rischio di “sforare” o, nel migliore dei casi, di andare incontro a stressanti “recuperi” per evitare ritardi nella consegna.

Quattro variabili da tenere in considerazione

Secondo alcuni esperti, anziché definire i lavori da svolgere secondo le scadenze è meglio assegnare dei livelli di priorità relativa (alta, media, bassa, nessuna).

Per prima cosa, è necessario capire se la data di scadenza prefissata di un lavoro è inderogabile, cioè stabilita con precisione e non può essere in alcun modo dilazionata, oppure è possibile prevederne degli slittamenti.

Poi, occorre valutare con attenzione la durata del lavoro. E’ meglio dedicare qualche minuto per stabilire una stima del tempo che prevedibilmente richiederà l’impegno previsto, tenendo conto di tutte le variabili di cui siamo a conoscenza. I lavori che richiedono più tempo avranno ovviamente una priorità più elevata.

Se, nonostante tutto, è difficile stabilire con una certa approssimazione il tempo necessario per svolgere un lavoro, nel dubbio, è meglio che ad esso venga attribuita una priorità ancora più alta.

Altra variabile importante è il numero delle persone coinvolte. Più ce ne sono, più alta deve essere considerata la priorità. Occorre valutare, inoltre, qual è la possibilità di controllo sulle attività svolte da questi collaboratori. Se è bassa o limitata, la priorità del lavoro aumenta proporzionalmente.

Altra variabile è l’importanza e la complessità del lavoro. Più importante è il lavoro da eseguire, più alta sarà la priorità da attribuirgli.

Piccole avvertenze che possono sembrare banali ma che aiutano a stabilire in modo più sicuro il planning della settimana, con ottime probabilità di riuscire a farvi fronte senza eccessivo stress e rispettando le scadenze previste.

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