Un must per il 2020: semplificare

Come accade in natura, la complessità – che lo si voglia o no – si insinua inevitabilmente anche nei sistemi costruiti dall’uomo. Particolarmente in quelli organizzativi. In azienda, si introducono novità, innovazioni che, dopo un’iniziale, entusiastico consenso, rapidamente possono perdere interesse e significato pur continuando ad essere presenti, richiedendo impegno e creando problemi alla normale attività di lavoro.

Questo è naturale che accada soprattutto nelle aziende di grandi dimensioni, dove ogni settore cerca di fornire il proprio contributo all’andamento societario, per caratterizzare la propria presenza, e spesso anche per dimostrare il proprio potere. Tale proliferare di iniziative, idee, proposte, non sempre necessarie, può finire per creare strutture ipertrofiche, farraginose, che anziché rendere fluida l’attività tendono a rallentarla o addirittura a bloccarla. E, in qualche caso, sono causa di fallimento.

Il suggerimento di Adam Bryant nel suo articolo su Strategy-business, “Start the New Year with a simplification month” è quello di procedere a un’operazione drastica di semplificazione.

Molti leader ci sono già passati. Ecco cosa è successo a uno di loro: “Abbiamo chiesto a tutti i collaboratori dell’azienda di fare un elenco dei lavori che svolgono, identificando quelli importanti rispetto a quelli che lo sono meno. Poi si è proceduto a semplificare il più possibile, tenendo conto della funzionalità dei vari processi, ottimizzando o eliminando quelli meno utili e produttivi, per rendere l’attività più semplice e lineare”.

Per questa operazione ci vuole tempo (un mese, forse più?) che si sottrae alla normale attività o a quella dedicata a nuovi progetti. Ma si tratta di tempo ben speso se permette davvero di ripulire l’azienda da tutti gli aspetti ridondanti o superflui che con il tempo si sono accumulati, quasi senza volerlo, e caratterizzano il fenomeno negativo dell’entropia.

1. C’è una efficace e sintetica definizione per questa operazione:
weed the garden”, cioè togli le erbacce dal giardino.

Per operare in questo modo occorre una certa determinazione. Spesso, infatti, non è facile liberarci di certe idee, di certi processi che magari non sono più utili ma sono entrati a far parte della routine. Invece, occorre farlo, senza avere rimpianti, perché se si accumulano, oltre a drenare parecchie risorse, creano rallentamenti e confusioni che non aiutano l’azienda a crescere.

2. Secondo suggerimento, altrettanto importante:
non fissare la propria attenzione sulle priorità ma sui risultati

I leader in azienda hanno degli elenchi di priorità sempre troppo lunghi. E’ naturale che sia così, perché chi ha grandi responsabilità deve poter avere uno sguardo ampio su tutte le potenzialità dell’impresa. Però, anche qui, occorre se possibile sfoltire. Prendiamo il suggerimento drastico ma realistico, di Jim Collins, scrittore e consulente:

“Se hai più di tre priorità nella tua visione del futuro, non ne hai nessuna!”

Jim Collins

Inoltre, se le priorità riguardano obiettivi troppo elevati o poco definibili (raggiungere l’eccellenza o far diventare l’impresa una “best-in-class” in un determinato settore) si rischia di perdere di vista la realtà, in quanto si sfugge al meccanismo rigoroso (e spietato) delle scadenze e delle metriche che servono a misurare concretamente i progressi compiuti e i risultati raggiunti. Cioè, le vere priorità.

Quindi, riepilogando, stabilire poche cose (tre, quattro al massimo) che devono essere raggiunte nel prossimo anno per poter dire che è stato un anno di successo, stabilendo obiettivi concreti e reali da verificare.

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