La comunicazione asincrona nello smart working

Il lavoro da remoto non sarà una moda passeggera. E questo renderà necessario cambiare le modalità di comunicazione.

Molte società, pur avendo già attuato lo smart working durante il lockdown, hanno dovuto accelerare i tempi, il che ha spesso stressato i collaboratori, i quali hanno lavorato dalle loro abitazioni alle prese con i problemi famigliari, la gestione dei figli, in momenti diversi e spesso non prevedibili durante la giornata. Questo ha fatto emergere il primo problema che occorre considerare:

cioè non tutti i collaboratori che lavorano da remoto possono essere on line allo stesso momento.

Lo smart working non deve per forza prevedere la contemporaneità dei collegamenti on line. La comunicazione diventa asincrona. Bisogna, perciò, abituarsi che quando viene inviato un messaggio non ci si deve aspettare una risposta immediata.

Le piattaforme asincrone sono naturalmente la posta via e-mail, Intranet, software di gestione di progetti. Mentre quelle sincrone sono le conferenze Zoom, le telefonate, le chat istantanee e, naturalmente, gli incontri di persona.

All’inizio la comunicazione asincrona può essere interpretata, soprattutto dai manager in più alto grado, come un rallentamento del lavoro. O, peggio, come un impiccio, visto il minore controllo che apparentemente si pensa di avere sul flusso delle attività dei propri collaboratori. Ma, se è così, la colpa è del manager che non ripone sufficiente fiducia in chi lavora con lui perché a monte è mancata la capacità di costruire un buon ambiente di lavoro, basato sul rispetto, sulla credibilità, sulla motivazione, sulla comprensione, sulla competenza. Ma questo allora è un altro discorso.

D’altra parte, lo ripetiamo, il lavoro da remoto non sarà una moda passeggera, le aziende lo adotteranno sempre di più, perché riduce i problemi del pendolarismo, è flessibile e favorisce l’autonomia dei collaboratori.

La comunicazione asincrona ha molti vantaggi. Eccone alcuni.

  1. I dipendenti possono gestirsi autonomamente i propri programmi di lavoro adattandoli agli impegni e alle priorità personali, senza per forza essere sempre presenti e disponibili.
  2. La comunicazione in tempo reale può essere estremamente dispendiosa in termini di energia psichica e può rallentare il lavoro. Evitare di rispondere immediatamente a tutti i messaggi che ci arrivano o di partecipare a discussioni via e-mail che ci distraggono e interrompono il nostro flusso produttivo (soprattutto se richiede concentrazione continua) ci consente di lavorare meglio e con maggiore qualità.
  3. La comunicazione asincrona è decisamente più inclusiva in quanto favorisce la partecipazione di persone introverse e meno inclini a comunicare le loro idee in tempo reale. Persone che hanno bisogno di avere più tempo per riflettere, raccogliere i pensieri ed elaborare le loro risposte.
  4. La comunicazione asincrona favorisce una maggiore eguaglianza tra le persone, eliminando anche la “discriminazione” nei confronti di collaboratori che hanno più difficoltà di accesso alle conversazioni on line (magari trovandosi in zone meno accessibili, con fusi orari diversi), favorendo comunque la diffusione delle informazioni.

Ma vi sono anche degli svantaggi. Li vedremo nel prossimo articolo.

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