Gli svantaggi della comunicazione asincrona e i rimedi

La comunicazione asincrona può creare problemi per quanto riguarda l’ambito organizzativo. Se ci si aspetta che le persone siano on line e attive 24 ore su 24 e 7 giorni su 7, la tentazione di chi ha la responsabilità di guidare un team è quella di poter gestire in ogni momento le attività dei propri collaboratori, di svolgere su di essi un’azione di micromanagement costante.

Quando salta qualche collegamento si ha subito l’impressione che vi sia un’incrinatura nel rapporto di fiducia o peggio un segnale di disimpegno. Sia da parte di chi cerca di collegarsi ma non può farlo sia da parte di chi non è in quel momento disponibile e si rende conto solo in seguito di essere stato cercato.

A questo punto, è importante che i messaggi che si inviano in questi frangenti siano chiari e non inducano a malintesi. E soprattutto che si abbia bene in mente le priorità di accesso alle comunicazioni, in base alla loro importanza, urgenza, ecc.

Quando, ad esempio, si hanno difficoltà ad ottenere connessioni con altri utenti, che consideriamo indispensabili per procedere nel nostro lavoro, ci si sente smarriti e ci coglie un senso di impotenza e solitudine. C’è la nostalgia del contatto diretto e dell’interazione personale che in quel momento manca mentre il tempo che passa inesorabile alimenta la nostra angoscia.

E’ un sentimento che con il tempo dovrà essere ridimensionato. Ci si dovrà convivere e a poco a poco non sarà più così oppressivo. Tra i consigli da suggerire, vi è quello di documentare ogni passaggio, scrivendolo in modo dettagliato anche per evitare che, se lo si dovesse fare in un secondo tempo, si rischi che sfuggano pezzi importanti, per i quali non è stato possibile ottenere subito i feedback necessari. Per fortuna, oggi esistono strumenti e programmi che consentono di tenere sotto controllo e verificare lo svolgimento dei vari progetti, visualizzando, tracciando i diversi passaggi, e fornendo riferimenti utili per completare il lavoro.

Bisogna considerare che in genere i compiti da svolgere non sono mai così urgenti mentre lo è sempre la chiarezza delle nostre comunicazioni. E’ necessario, ad esempio, che ognuno precisi la disponibilità nell’ambito della quale è reperibile: di solito, si tratta di una fascia oraria che va dalle 10 alle 15/16.

La comunicazione sincrona ha i suoi indubbi vantaggi e quella asincrona, per quanto ben controllata, non può sostituirla. Il rapporto face to face in caso di un feedback critico, le riunioni di team, nel caso di situazioni di urgenza, dell’avvio di un progetto fondamentale o di una fase di cambiamento strutturale importante, creano interazioni personali che risultano ancora indispensabili per attivare la partecipazione dei collaboratori in modo diretto ed efficace, anche perché, oltretutto, se ben fatte, favoriscono lo spirito di gruppo e il senso di appartenenza.

Non si potrà perciò farne a meno. Come anche per le famose “pause caffè”, utili per approfondire i rapporti tra i collaboratori, oltre i temi del lavoro spicciolo.